Как организовать вечер?

Когда на носу важное мероприятие и организацию вечера необходимо взять на себя, сначала все кажется довольно простым и безоблачным. Но по мере ведения организационных дел всплывает масса проблем, которые в конце концов настолько угнетают, что от самой вечеринки получить удовольствие уже невозможно.

И это еще не самое худшее развитие событий. Гораздо хуже -- когда отсутствие должного опыта в организации сказывается на самом вечере: гостям скучно и они пытаются поскорее раствориться в туманном далеке. 

Поэтому мы решили составить некое руководство к действиям, чтобы вы уж наверняка ничего не пропустили. Итак, необходимо:

Придумать название мероприятия

В зависимости от причины организуемого вечера, хорошо было бы придумать ему привлекательное название. Можно, конечно, ограничиться чем-то вроде “Нашему Саше 18”. Но название наподобии “Let’s get Loud: Саше 18” звучит круче, особенно “в ушах” сверстников именинника.

Конечно, это не самый обязательный пункт. Однако звучное название все же придает вечеринке определенный подтекст, да и внимание привлекает.

Составить список приглашенных

Здесь все понятно: для брони ресторана/кафе или других площадок необходимо заранее знать количество гостей. И важно никого не забыть, иначе неприглашенные могут всерьез обидеться. А учитывая желание все сделать на высшем уровне и загруженность мозга в предпоготовительный период, казусы происходят довольно часто.

Небольшой лайфхак для тех, кто не хочет упустить из виду ни одного знакомого: откройте свой список контактов и пройдитесь по нему от начала и до конца. Таким образом, близкий круг уж точно получит приглашение.

Правильно выбрать место проведения

Казалось бы, нет ничего проще. Но только к концу вечера многие понимают, что именно этот пункт является одним из самых заковыристых.

Во-первых, необходимо учитывать ареал жительства гостей и не устраивать мероприятие где-то в 4 часах езды, даже если предполагаемое место произведет на всех незабываемое впечатление: чтобы все остались в восторге, нужно еще туда доехать. А доедут определенно не все.

Во-вторых, необходимо учитывать время года. Если вы считаете апрель прекрасным теплым месяцем весны и хотите провести мероприятие на свежем воздухе, делать этого все же не стоит. Многим гостям претит идея искать тепло и пытаться согреться промозглым апрельским днем. Да даже на май-июнь (в зависимости от места жительства) особо полагаться не стоит: прогноз погоды не всегда точен, особенно если сделан за месяц до дня Х.

А вот сейчас мы расскажем о моменте, который почти никто заранее не учитывает: звучание музыки в месте проведения вечера. Помещения неодинаковые, потому музыка в разных местах может звучать совершенно по-разному. И если вы не хотите танцевать под любимую песню, звук которой будет доносится как из ведра, стоит заранее обдумать этот момент. 

Вообще, именно музыка играет главное значение в мероприятии. Она задает задор, заставляет пуститься в пляс под знакомые ритмы, делает вечер незабываемо веселым. Поэтому звучание в помещении должно быть хорошим. Хотя, конечно, большинство проблем может исправить работу диджея по настройке звука.

Разработать тему мероприятия

Уже несколько лет в моде не просто проведение дня рождения, а, например, в стиле пиратов. И все гости должны явиться на мероприятие в костюмах, хоть как-то связанных с пиратством.

Тут важно не переусердствовать с идеей. Возможно, некоторым гостям замысловатая идея покажется интересной и они с воодушевлением будут искать себе костюм (по большей части, это дети и подростки). Но те, кто не обрадуется задумке, количественно все же будут превалировать: кто-то не любит заморачиваться, у кого-то просто нет свободного времени и т.д.

После того, как вы определились с тематикой мероприятия, стоит поискать декор на эту тему и заранее продумать украшение выбранного места проведения.

Пригласить гостей

Если ваше мероприятие предполагает более 10 гостей и не только из числа самых близких, стоит подумать о пригласительных. Как это не обидно, многие заняты собственными проблемами и могут попросту забыть о вашем “словесном” приглашении или сделанном посредством интернета.

Пригласительные могут быть разные. Красивые, прикольные или соответствующие придуманной вами тематике -- при наличии бюджета границ у фантазии попросту нет!

Кстати, не забудьте в пригласительных указать дресс-код, если он есть.

Выбрать диджея

Продумывая каждую мелочь от начала и до конца, порой организаторы упускают из вида настоящий гвоздь программы: хорошего диджея. Многие и вовсе не понимают, зачем звать диджея на мероприятия уровнем пусть даже чуть ниже свадьбы: мол, заранее составим список песен и сами будем их включать по мере надобности в танцах.

Но все совершенно не так. И, к сожалению, очевидной ошибка становится лишь к концу скучного вечера. Поскольку именно музыка и музыкальные вставки создают атмосферу мероприятия (да и не только мероприятия, но и фильма и даже нашей жизни), диджей станет настоящим спасением. При этом даже если в остальных моментах мероприятия вы допустили ошибку, веселые и раззадоренные от классной музыки гости этого даже не заметят. А если и заметят, настоящее веселье с головой перекроет все минусы. Как еще диджей сделает вечер незабываемым?

·      Сделает музыкальное приветствие. Именно приветствие красиво “откроет” мероприятие, подчеркнув при этом праздность вечера.

·      Проследит за громкостью не только звука песен, но и микрофона. Порой ведущий забывается и его голос заполоняет все вокруг, грозясь разорвать барабанные перепонки присутствующих. Вот тут-то на помощь снова явится диджей и отрегулирует громкость (ведь сам ведущий порой не замечает ничего необычного).

·      Настроит звуковое оборудование. Для чистого звучания любимых хитов необходимо понимать все премудрости настройки оборудование. Ни для кого не секрет, что это прерогатива диджея.

·      Создаст фоновые мелодии. Помните ту страшную фоновую музыку в фильмах ужасов, благодаря которым мы заранее знаем что вот-вот должно что-то произойти и непроизвольно напрягаемся? Так вот, если объявления ведущего, конкурсы, провозглашаемые тосты и, вообще, любые паузы будут сопровождаться соответствующей ненавязчивой фоновой музыкой, это лишь придаст мероприятию динамичности и задора.

·      Организует танцевальную программу. Какой же вечер без танцев? Но все дело в том, что чтобы ноги сами хотели пуститься в пляс необходимо подобрать правильные композиции. Правильные для всех. А это очень непросто, учитывая разность гостей.

И только хороший диджей может грамотно подобрать музыку так, чтобы все гости танцевали с полной отдачей. Только хороший диджей вовремя определяет, что песня начинает поднадоедать и переключается на следующую, благодаря чему танцующие восторженно продолжают пляс.

·      Поддержит помпезность. Тетя Клава, поддавшись общему настроению, захотела потанцевать с именинником? Дочка хочет торжественно вручить подарок папе? Необходимо красиво проводить выпускников из зала под конец торжества и тем самым начать их новую взрослую жизнь? Только диджей создаст атмосферу торжественности и помпезности с помощью подобранной под ситуацию.

Таким образом, диджей играет огромную роль в успехе проведения незабываемого мероприятия.

Определиться с меню, фотографом, ведущим

Тут все довольно просто: гости должны что-то есть, получить впоследствии фотографии с мероприятия, а сам вечер должен плавно перетекать из одного состояния в другое, для чего и нужен ведущий.

Определиться со сценарием торжества

Порой сценарий может стать настоящим спасением: если вдруг среди гостей наблюдаются явления скуки, можно быстро переключиться на следующий пункт в скрипте и спасти ситуацию.

А идеи сценария можно позаимствовать у ведущего и диджея: они наверняка повидали уже массу мероприятий и могут поделиться самыми задорными и запоминающимися моментами.